Hay diversas técnicas y herramientas de planificación personal. Aquí voy a contar mi viaje personal en todo lo que es organización y planificación personal y al final comentaré cual es mi herramienta favorita actualmente.
Planificar día a día – Mis inicios haciendo y cumpliendo un plan.
Toda mi vida he sido organizado y planificado con mis cosas, posiblemente porque mi mamá también lo es y ella es un modelo a seguir para mi.
Ya desde los 13 años yo llevaba una agenda y también ponía notas en todas partes sobre las cosas que quería y debía hacer.
Hasta la edad de 20 años más o menos usaba pequeños recuadros de papel con dibujos, símbolos, horas y a cada día le ponía un tema principal que englobara todo lo que iba a hacer ese día.
Escribía todo en pequeños papelitos de 3,5 x 21,5 cm. Los llamaba “scrolls”. Ahí ponía mis metas y responsabilidades de cada día.
Desventajas de la planificación diaria.
El problema con esto es que planificaba para el día a día, no entendía que una planificación debe ser para la semana entera (o el mes entero) colocando las fechas límite y citas importantes y luego hacer pequeños ajustes.
Planificar día a día no te permite ver el panorama estratégico del mes entero, además que en realidad no permite organizar la tareas por prioridad ni apuntar fechas importantes.
Cuando planificas día a día, tienes que estar cada mañana (o cada noche, dependiendo de a que hora planifiques) recordando de nuevo las cosas importantes que debes hacer, y muchas veces cometes errores.
Planificar el mes o la semana anticipadamente es lo que te da comodidad, precisión, tranquilidad y te despeja la mente.
En general planificar día a día es perder el tiempo, se pasa mas tiempo planificando que ejecutando. Hay que planificar por mes entero o semana entera y poner anticipadamente las fechas importantes, citas, eventos.
Los mega-checklists, grandes listas de “cosas por hacer”
Por allá en el 2011 ha había entrado a trabajar en una firma de auditoría y el nivel de exigencia era bastante, traté de llevar orden pero por el tipo de trabajo lo que me funcionaba mejor eran las checklist en una agenda grande.
Tenía que hacer 30 o 40 tareas cada semana y no siempre tenían un orden lógico o una fecha, era un poco caótico, y yo recuerdo que perdía mucho tiempo tratando de darle sentido a eso.
Hacia listas enormes y ponía notas en los lados así que se veían bien sobrecargadas. Cuando completaba más o menos la mitad de las cosas, volvía a hacer otra lista en limpio y transcribía todo de nuevo. Esto no estaba bien.
Incluso una vez mi supervisora me dijo: “Ajá que bien que anotes todo ahí, pero no veo los resultados ¡No importa cuánto tiempo pases planificando, lo importante es que cumplas!”
Me di cuenta que esa forma de organizarme me consumía mucho tiempo y no era eficiente. Pero en el momento no tenía ninguna forma de reemplazarlo.
Empezando a usar las herramientas digitales
Después de un corto tiempo decidí emprender mi propio negocio de publicidad e inicie como autónomo/ independiente revendiendo publicidad gráfica, diseñando y tomando fotografías.
En esta época el nivel de exigencia era menor, estaba súper tranquilo, no tenía muchas responsabilidades y yo mismo ponía mis reglas.
Por un tiempo empecé a probar una app de Robin Sharma llamada “your best year yet” que consistía en videos para aumentar la productividad y tenía una herramienta muy simple y básica para anotar cosas por hacer.
Esta herramienta era muy limitada, así que empecé a usar otra app llamada wunderlist. Wunderlist estaba bien pero era estresante porque no lograba salir del esquema de listas de cosas por hacer o checklist.
De hecho esto lo escribí en mi Diario:
(24/06/2014) ¿Wunderlist? Casi me estoy vomitando, mi cuerpo no aguanta, tengo que tomar mil decisiones para escoger lo que voy a hacer cada día me siento horrible siento que tendré una úlcera estomacal ya mismo. Aún cuando es algo que hago desde hace tanto tiempo. Aunque hace años también terminaba un poco mal al planificar, ahora estoy terrible.
Lo que yo estaba buscando era una app que me permitiera manejar toda la semana o el mes entero.
Probé otras herramientas como Evernote, las notas de IPhone, Google Calendar, Google Keeps. Nada me gustaba.
Intenté con google calendar en el teléfono pero de verdad que se me hacía bien incomodo, cada vez que uno va a crear un evento o tarea hay que poner la hora y la fecha, y si hay un imprevisto hay que cambiarlo todo de nuevo.
A veces incluso volví a las notas de papel porque creí que la dificultad estaba en usar el IPAD.
Estas fueron algunas cosas que escribí en mi Diario sobre eso (así ven como me sentía):
- (24-05-2015) Ahora tengo una lista como un horario en cartulina es más comodo que wunderlist.
- (04/09/2016) No me sirvió tanto las cartulinas, volví a una especie de agenda pero ahora creo que me voy a migrar a google calendar a ver.
- (24/10/2016) no he usado nada se me hizo difícil entrarle al Google Calendar desde que escribí el útimo update, ahora estoy retomando la agenda.
Mi primera experiencia trabajando en equipo
Hubo una época en la que mi empresa se asoció con unos inversionistas de Miami, de la noche a la mañana, nos dieron una oficina completamente equipada con 5 computadoras. Durante este tiempo la presión era mucha y yo, como líder del equipo, llevaba un archivo de Google Docs con los objetivos de todos.
Aquí fuimos productivos y organizados. Tenía grandes listas de cosas por hacer en google docs para cada miembro del equipo.
Lo bueno de los documentos de Google es que permitían interacción en tiempo real entre todos los miembros, lo malo es que es un texto plano, no permite una organización tan fácil y rápida como lo que yo deseaba.
Aún así logramos cierto nivel de organización en el equipo, creo que lo importante aquí fue la motivación más que la organización lo que nos empujó hacia adelante.
Pero aún seguía atrapado en el formato de “checklist” o “lista de cosas por hacer”. Podía organizarlas por fecha o por tipo pero igual eran simples listas en todas las herramientas que había usado hasta el momento.
Stephen Covey recomienda planificar la semana enteraStephen Covey recomienda planificar la semana entera. Robin Sharma habla de «las 5 cosas diarias«. Pero una cosa no afecta a la otra.
Puede ser bueno hacer la planificación por semana con cinco cosas diarias solamente únicamente cosas importantes, «Big Rocks».
Quería tener un horario, algo que me permitiera también incluir aquellas actividades constantes que se repiten todas las semanas o casi todos los días como: ir al gimnasio todos los días a las 5pm,o ir al curso de inglés todos los lunes a las 4pm.
Para esto, era mejor algo tipo calendario como Google Calendar. Pero, como dije más arriba, la interface de Google Calendar me parecía demasiado incómoda, perdía más tiempo planificando que haciendo y esa no es la idea.
En los meses y años siguientes seguí de la misma manera. Incluso llegue a mantener dos cosas separadas. Un horario en papel con mis actividades continuas y por otro lado las típicas checklist de cosas por hacer en el móvil.
Mi objetivo más grande era crear hábitos, hacer que mis rutinas fuesen automáticas para mi ¡Adaptarme a mi nuevo horario! Esa era la meta.
La Agencia versión 2.0
Después de varios fracasos, tropiezos, peleas, separaciones y reencuentros con la agencia; llegó un momento en que superamos todas nuestras dificultades y nos reincorporamos en una nueva oficina con un nuevo personal y 4 socios menos.
En este momento la experiencia trabajando con contenidos digitales nos llevó a trello, varios de nuestros clientes lo usaban, también utilizaban Asana para manejar los objetivos y las tareas en equipo.
Esto estuvo genial, inicialmente la probamos para sustituir las grillas de contenido (unos archivos en Excel o Doc que usábamos para organizar los posts que publicaríamos en las redes sociales).
Después de un tiempo usando trello experimenté usándolo para todo, también para cosas personales. Siento que trello es la combinación perfecta de todo lo que he dicho anteriormente y todo el viaje que he tenido a lo largo de mi vida en lo referente a planificación y organización tanto personal como de grupos.
Beneficios de Trello para la planificación:
- Varios tableros para clasificar, puedes hacer un tablero personal y uno de trabajo por ejemplo. O un tablero para cada proyecto.
- Tarjetas para las tareas o cosas por hacer.
- Checklists y listas de cosas por hacer dentro de las mismas tarjetas.
- Varias columnas que puedes usar para agrupar las tareas por día (Lunes, Martes, Miércoles, etc.) O puedes usar las columnas para cualquier otra clasificación que desees.
- Posibilidad de colocar fecha y alarmas en las tarjetas.
- Etiquetas para clasificar todo por colores.
Hasta los momentos Trello es el mejor balance entre funcionalidad y facilidad de uso entre todo lo que yo he probado.
No se si habrá alguna mejor. He escuchado cosas buenas de Asana y algunos de mis clientes la usan, mas yo no la he probado.
¿Que herramientas para planificación personal has probado? ¿Cuáles te parecen mejores? Déjame tus opiniones abajo.
Nos vemos en los comentarios.
Deja una respuesta